De financiën en administratie bij een klusbedrijf

Een van de belangrijkste onderdelen van jouw eigen klusbedrijf zijn de financiën en administratie. Dit gaat over het geld wat omgaat in jouw bedrijf en het vastleggen van alles wat hiermee te maken heeft.

Wat is het verschil tussen de financiën en administratie?

De financiën en administratie van jouw klusbedrijf lijken veel op elkaar en er zit veel samenhang tussen. Toch onderscheiden wij een belangrijk verschil. Het verschil is volgens ons dat de financiën van jouw bedrijf gaan over het geld wat omgaat in jouw bedrijf en de administratie van jouw bedrijf gaat over de boekhouding en de verantwoording van de geldstromen voor de Belastingdienst. Dit is een belangrijk verschil om te weten voor het vervolg van dit artikel.

Overzichtelijke financiën

Wanneer we het hebben over de financiën van jouw klusbedrijf, dan gaat het over het geld wat binnenkomt en uitgegeven wordt. De geldstromen van een zelfstandig ondernemer in de bouw zijn vrij overzichtelijk. Je ontvangt geld van klanten waar je werk uitvoert of uitgevoerd hebt, het geld wat je uitgeeft gaat over het algemeen naar leveranciers en je hebt een aantal vaste kosten.

Doordat jouw geldstromen overzichtelijk zijn, is het goed te doen om dit als ondernemer onder controle te hebben. Dit is erg belangrijk. Een goed bijgehouden administratie is daarvoor erg belangrijk, dat geeft goede inzichten in de financiën van jouw klusbedrijf. En uiteraard zegt jouw bankrekening ook iets over de financiële status van jouw klusbedrijf.

De administratie en de bankrekening zegt veel over hoe jouw bedrijf ervoor staat. Maar het zegt nog niets over de openstaande rekeningen. De openstaande rekeningen zeggen veel over wat je financieel kan verwachten in de nabije toekomst. Weten hoe dit ervoor staat is belangrijk voor een overzichtelijke financiën. Het bijhouden van de openstaande rekeningen wordt ook wel debiteurenbeheer genoemd. Debiteurenbeheer bestaat uit een overzicht van jouw debiteuren en crediteuren.

Debiteuren- en crediteurenadministratie

Om inzichtelijk te houden welke debiteuren (klanten) jou nog moeten betalen, welke crediteuren (leveranciers) jij nog moet betalen  en wat de betalingstermijnen zijn van de debiteuren en crediteuren is het verstandig om een eigen debiteuren- en crediteurenadministratie bij te houden. Zo heb je direct een goed overzicht en heb je ook grip op de betalingstermijnen die gesteld zijn en het geld wat nog binnen moet komen en uitgegeven moet worden. Je kan dan ook bepalen of je herinneringen en aanmaningen moet versturen naar klanten die niet betalen.

Debiteuren

Debiteuren zijn klanten waarvan jij nog geld moet ontvangen. Voor jouw klusbedrijf zijn dit meestal klanten die (onlangs) een factuur ontvangen hebben voor het werk wat je uitgevoerd hebt. Door de debiteuren goed inzichtelijk te hebben weet je welk bedrag je nog moet ontvangen van welke klanten. Ook is het belangrijk om de betalingstermijnen in de gaten te houden. Als een Debiteur de betalingstermijn onderscheidt ben je genoodzaakt herinneringen te versturen.

Crediteuren

Crediteuren zijn klanten, leveranciers en partners waar jij nog geld aan moet betalen. Crediteuren van klusbedrijven zijn meestal leveranciers van materialen, of inhuur. Veel zelfstandig ondernemers in de bouw maken afspraken met leveranciers om op rekening te kunnen bestellen. Dat betekent wel dat je een schuld opbouwt bij de leverancier, waardoor het automatisch een crediteur wordt. Het is belangrijk om deze rekening op tijd te betalen.

De administratie

De administratie is een ruim begrip. Als administratie wordt alles gezien wat je vastlegt in en voor jouw bedrijf. Alles wat onder de administratie valt moet je wettelijk 7 jaar bewaren voor de Belastingdienst.

Het volgende valt allemaal onder de administratie:

  • De boekhouding;
  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
  • Agenda en afsprakenboek;
  • Correspondentie met derden;
  • Urenregistratie;
  • Kilometerregistratie.

De boekhouding

In dit artikel hebben we het over alle financiële zaken die komen kijken bij jouw klusbedrijf. Het onderdeel van de administratie wat over de financiën gaat wordt ook wel de boekhouding genoemd. Binnen de boekhouding vallen onder andere alle verkoopfacturen, inkoopfacturen en bankafschriften.

Aan de boekhouding wordt door de Belastingdienst (ook wel de fiscus genoemd) eisen gesteld. De fiscus beschouwt de volgende onderdelen als de basisgegevens voor een goede zakelijke administratie:

  • Grootboek;
  • Debiteurenadministratie;
  • Crediteurenadministratie;
  • Voorraadadministratie;
  • In- en verkoopadministratie;

Zelf bijhouden of uitbesteden?

Het bijhouden van de boekhouding en administratie vergt veel werk en organisatorisch vermogen. Het is namelijk essentieel dat alles goed en op de juiste plek bewaard wordt. Dit kan digitaal, maar ook hardcopy.

De administratie kan je over het algemeen verdelen in vijf onderdelen.

  1. De verkoopfacturen (debiteuren)
  2. De inkoopfacturen
  3. Het bonnenboekje
  4. De bankmutaties (bankafschriften)
  5. De fiscale en juridische documenten

Dit alles moet goed georganiseerd worden om het overzicht te bewaren.

Daarnaast moet je ervoor zorgen dat alle verschillende kosten binnen de juiste kostenpost verwerkt worden. Daarvoor moet je goed weten wat je doet en waar je het moet boeken. Als je weet wat je moet doen, dan kan je besluiten om dit alles zelf te doen. Dan kan je jouw eigen administratie opbouwen en bijhouden. Dit is echter wel erg tijdrovend. Daarom kiezen veel ondernemers om het uit te besteden.

Ook als je niet exact weet wat je moet doen om een goede en sluitende administratie op de bouwen is het aantrekkelijk om alles uit te besteden aan iemand die hier verstand van heeft. Een administratiekantoor of een boekhouder kan je hier goed bij helpen. Kies je het juiste kantoor, dan kan je voor een relatief lage prijs jezelf veel zorgen ontnemen en veel tijd besparen.

De Belastingdienst

Een belangrijke speler rondom de administratie is de Belastingdienst. Allereerst hou je een eigen administratie bij voor jezelf, zodat je inzicht hebt in hoe jouw bedrijf ervoor staat. Daarnaast is de administratie zeer belangrijk om verantwoording af te kunnen leggen naar de Belastingdienst en de juiste hoeveelheid belasting te betalen. Het is uiteindelijk aan jou om jezelf op een goede manier te verantwoorden naar de Belastingdienst. Doe je dit niet, dan heb je uiteindelijk jezelf er mee. Bijvoorbeeld doordat je te veel belasting moet betalen over de omzet die je gemaakt hebt.

 
Loading...